wardk

Getting Things Done is een bestseller en een methodologie over hoe je overzicht houdt in de dagelijkse stroom van dingen die je aandacht vragen (projecten, taken, mails, afspraken, aandachtspunten - thuis en op het werk). Als je voorbij de gladpraterij kunt kijken, merk je dat het een heel solide en doorleefde methode is.

RememberTheMilk (RTM), dan, is een gratis online tool om je taken te organiseren. Er zijn tientallen gratis tools om je taken te organiseren (ToDoList is ook degelijk), maar RememberTheMilk blinkt uit door de vlotte integratie met andere toepassingen (gmail, google calendar, smartphone of pda) en de gebruiksvriendelijkheid (om je taak een deadline te geven, bijvoorbeeld, kun je eenvoudigweg "next thursday" typen, RTM zet dat netjes om naar de juiste datum).

Hier leg ik vast hoe ik GTD met RTM, om mijn manier van werken kritischer te bekijken. Misschien heeft een ander er ook iets aan.

Een belangrijk onderdeel van GTD houdt in dat je "alles waar je je enigszins verantwoordelijk voor voelt dat het gebeurt" oplijst en opdeelt in

• Concrete acties: "tandarts bellen 0475 31 15 16"
• Projecten, die meer dan twee of drie concrete acties vergen: "reis naar Malta"
• Voornemens die je ooit/misschien tot uitvoering wilt brengen en die je niet wilt vergeten: "mijn eigen bier brouwen"
• Dingen die iemand anders (iemand welbepaald) voor jou moet doen

Als je dat consequent doet, kom je snel aan tientallen, honderden items. De kunst bestaat er dan in om overzicht te houden. Voor ik Getting Things Done las, had ik al de goede gewoonte om alle todo's netjes neer te schrijven, maar naarmate ik het thuis en op het werk drukker kreeg, werd de lijst (waar acties, projecten, voornemens en op te volgen taken dooreen stonden) steeds maar langer en onoverzichtelijker. Die ene todo-lijst opdelen in acties, projecten, voornemens en op te volgen taken brengt al wat soelaas,

In RTM kun je taken organiseren met

• tags
• lijstjes
• locaties

Wat tags en lijstjes zijn hoef ik niet uit te leggen. De locaties vind ik een geniale vondst. De meeste bezigheden zijn aan een fysieke plek gebonden. Je kunt verschillende locaties definiëren en die toekennen aan taken.

Ik gebruik deze lijstjes:

• Thuis: voor alle concrete acties die niet met mijn werk te maken hebben.
• Werk: voor alle concrete acties in de werksfeer
• ThuisProjecten: lijst van projecten, in de GTD-betekenis, met name doelen die meerdere acties vergen om ze te bereiken (zoals "nieuwe gsm kopen" of "barbecue annex gezelschapsspellenavond organiseren").
• WerkProjecten: idem voor projecten in de werksfeer.
• Wait: dingen die iemand anders moet doen (een mail beantwoorden, mij opbellen, iets bezorgen...). Nogal wat mensen zijn slecht georganiseerd of schieten alleen in actie als je herhaaldelijk om iets vraagt, zodat je verplicht bent om todo's in hun plaats bij te houden.
• Someday/Maybe: voornemens en plannen die ik nog niet in concrete acties heb omgezet, en waarvan ik nog niet zeker weet of ik dat ooit zal doen, maar die ik niet wil vergeten. Een voorbeeld: "mijn eigen bier brouwen" (dat lijkt me leuk).
• Voor uitgebreide, langlopende projecten maak ik een afzonderlijk lijstje (bijvoorbeeld "roadtrip Zuid-Frankrijk").
• Lezen: lijstje van teksten, documenten, blogs, boeken die ik wil doorlezen.

Tags gebruik ik voornamelijk voor persoons- of situatiegebonden taken. Concrete acties die ik wil bespreken op de stafvergadering krijgen de tag "staf". Als ik ergens raad over wil vragen aan An-Sofie, krijgt die actie de tag "an". Als ik An-Sofie dan zie, kan ik eenvoudig alles oproepen dat ik met haar wou bespreken.

De lijsten Thuis en Werk zullen waarschijnlijk lang en onoverzichtelijk worden. RTM sorteert de taken in een lijst zoals ik het graag zie:

1. taken waaraan een prioriteit is toegekend, in volgorde van prioriteit
2. taken met een deadline
3. taken zonder deadline

Dit is niet de enige zaligmakende manier om aan GTD te doen met RTM. Je moet een evenwicht vinden tussen structuur en gemak van werken. Structuur brengt overzicht, maar kost tijd om te onderhouden. Je wilt vermijden dat je meer met je takenlijst dan met je taken bezig bent. (De officiële manier is me wat te zwaar aan structuur). Google "rtm gtd" voor tientallen andere manieren om Getting Things Done met Remember The Milk.